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I calzini del Principe Carlo e la fatica di decidere. Che colore mettere può scatenare una guerra.

Partecipo da tempo ad una Comunità di discussione accademica “Procedamus” (procedamus.it) che ha al suo interno schiere di archivisti. C’è sempre stata ammirazione da parte mia, scienziato dell’informazione, come direbbero i puristi, per l’archivistica. Il suo modo così ordinato di pensare alle cose del mondo che si aggiunge anche alla nostra ordinata visione – di informatici – dei processi del mondo. In un qualche modo ci completiamo.

In un’approfondita disamina del tema della classificazione archivistica della documentazione delle università, Procedamus ha prodotto una stupenda guida “I calzini del Principe Carlo“, la cui spiegazione del titolo è raccontata nelle pagine da 30 a 32. Il principe Carlo ha 8.340 paia di calzini. Ciascun calzino ha le giarrettiere abbinate e i fiocchi ornamentali. Ogni mattina il suo maggiordomo Archibald deve trovare quelli intonati con la cravatta e ha pochi minuti per farlo. Se voi foste il maggiordomo, come fareste?

Di fronte a questo semplice dilemma – che anche noi tutti i giorni – ammettiamo – ci poniamo, i miei colleghi archivisti avrebbero presto la soluzione, tuttavia celata da questa semplicità potrebbe porsi una questione ben più grande, perchè quella scelta potrebbe scatenare guerre. Letteralmente. Cerchiamo di capire perchè.

Si racconta che Steve Jobs, il cofondatore di Apple, si vestisse sempre allo stesso modo per evitare così di prendere decisioni, risparmiando la sua energia mentale per questioni molto più grandi della scelta del colore della maglietta. Nel suo caso rigorosamente scura. Lo stesso si racconta di Barack Obama, che poteva influenzare i destini del mondo più di Jobs. Due personaggi che non a caso potevano cambiare l’intero pianeta. Erano psicopatici o saggi?

Ogni giorno prendiamo decisioni, da quali calzini mettere (personalmente ne ho molti molti meno di 8.340), a qual è la strategia migliore per affrontare quel problema di lavoro. Non ci rendiamo conto che ogni decisione che prendiamo ci affatica e corriamo il rischio che nel corso della giornata prendiamo, a causa della stanchezza che via via si accumula, decisioni (un po’ più) sbagliate. Come possiamo evitare di affaticarci? La cosa interessante è che il cervello conosce e già mette in atto diverse strategie per risparmiare energia. Prima di svelarle, andiamo in ordine.

L’ultimo numero on line dell’Internazionale (internazionale.it) porta per gli abbonati un articolo “la fatica di decidere” di John Tierney (qui il link all’articolo originario https://www.nytimes.com/2011/08/21/magazine/do-you-suffer-from-decision-fatigue.html), sul tema della fatica della decisione e su come non sottavalutarne gli effetti affaticanti.

Un problema di giustizia?

Tutto nasce da un problema di giustizia. Tempo fa, inizia l’articolo, un tribunale israeliano doveva affrontare tre casi di reati compiuti da arabi-israeliani. I giudici operarono con gli indiziati in modo diverso. Al primo concessero la libertà, agli altri due la negarono. Cosa avevano di diverso qui casi? Cita l’autore che “Secondo uno studio realizzato da Jonathan Levav, dell’università di Stanford, e Shai Danziger, dell’università Ben Gurion, nella decisione dei giudici non c’era niente d’intenzionale o d’insolito”, ma c’era un piccolo particolare che correlava i 1.100 casi che i ricercatori avevano preso come studio: l’ora della decisione. Infatti “i detenuti che comparivano davanti alla commissione di mattina ottenevano la libertà nel 70 per cento dei casi, quelli che comparivano di pomeriggio in meno del 10 per cento dei casi. La fortuna, quindi, aveva favorito il detenuto delle 8.50, mentre l’altro arabo israeliano, che scontava la stessa condanna per lo stesso reato ed era comparso davanti alla commissione alle 16.25, non era stato altrettanto fortunato.”

I giudici erano stanchi al pomeriggio e così non avevano sufficiente energia per decidere. Pertanto, di pomeriggio, nella maggior parte dei casi, lasciavano la situazione com’era. Solo da poco tempo i ricercatori hanno infatti iniziato a capire che la fatica di decidere è reale e presente, e può avere conseguenze devastanti, colpendo giudici, manager, decisori pubblici, politici. La prossima volta pretendiamo con il nostro avvocato una decisione mattutina del tribunale, se ci capitasse.

Caffè liscio o macchiato? Il modello “Rubicone” del “il dado è tratto

Quante volte durante una giornata ci capita di prendere una decisione sul caffè: liscio o macchiato? Eppure chi mai avrebbe pensato che quella decisione potesse anch’essa portare ad esaurimento l’energia mentale di cui disponiamo? Ogni scelta indebolisce la propria forza di volontà.

Nel pezzo di Tierney si introduce il cosiddetto modello Rubicone in onore dell’Imperatore Giulio Cesare e a ricordo del fiume che separava l’Italia dalla Gallia. “Nel 49 AC Cesare raggiunse il Rubicone tornando dalla conquista della Gallia. Il condottiero romano sapeva che un generale non poteva portare le sue legioni al di là del fiume, perché sarebbe stata considerata un’invasione di Roma. Mentre aspettava dal lato del fiume che si trovava in Gallia, Cesare era ancora nella “fase predecisionale”, perché analizzava i rischi e i vantaggi di una guerra civile. Poi smise di fare calcoli e attraversò il Rubicone. A quel punto entrò nella fase “postdecisionale”, dicendo la famosa frase: “Il dado è tratto”. Attraversare il Rubicone è più difficile di qualsiasi cosa si possa fare sulle due sponde: sia stare dalla parte della Gallia esaminando le diverse opzioni sia marciare su Roma dopo aver attraversato il fiume. Di conseguenza, chiunque non abbia la forza di volontà di Cesare rischia di bloccarsi.”

Questo “modello Rubicone” è stato analizzato in moltissimi esperimenti: la parte stancante non è tanto analizzare tutte le questioni, ma prendere la decisione di “attraversare” quel confine tra il prima e il dopo. Quindi se dico al barista di perdere un caffè macchiato e poi mi pento, purtroppo “il latte è tratto”. Ciò che è stato aggiunto non si può più togliere.

E’ passata per sfinimento

Talmente stancante quel confine del Rubicone che, si riporta nell’articolo, come dopo ogni esperimento condotto dai ricercatori (dallo scegliere optional per l’auto, allo scegliere come fare l’abito, allo scegliere le caratteristiche di un computer) la tendenza è quella di dire al nostro interlocutore, commesso o collega che sia: “lei cosa farebbe?” oppure “mi dia la soluzione di default”.

Ecco una strategia automatica (o naturale) che mette in atto il nostro cervello per “riposare”. Sull’opzione dei default una mia amica ricorda le parole di un docente di storia contemporanea all’università, il quale ribadiva “l’importanza dell’ordine del giorno con cui le varie mozioni sono discusse in Parlamento” (ma le stesse affermazioni possono ben applicarsi a qualsiasi CdA o riunione, anche quella condominiale): i temi che sono affrontati all’inizio sono oggetto di dibattito più acceso e disamine più approfondite… ma via via che la seduta procede, i partecipanti sono sempre più affaticati e i temi sono trattati in modo meno puntuale (quante volte si dice “è passata per sfinimento”?) Interessante sarebbe anche approfondire le basi del time management che lavorano proprio sugli slot di tempo e sull’organizzazione delle attività sulla base della caratteristica di ‘allodola’ o ‘civetta’ delle persone.

Ritorniamo al documento iniziale?

Personalmente, dopo avere letto l’articolo de l’Internazionale ho potuto chiarire anche altre dinamiche di riunioni interminabili, piene di valutazioni, di confronto tra scenari, tra costi, tra potenzialità. Molto spesso quelle riunioni finivano con qualche collega che diceva: “possiamo ritornare al documento di partenza?”. La famosa soluzione di default. E il fatto era che tutti si dicevano d’accordo.”Com’era possibile?” Mi chiedevo, mentre mi lamentavo dentro di me per le ore di riunione perse. Forse avevo condotto male la riunione, forse non ero sufficientemente preparato, o saggio, o si aspettavano qualcosa di diverso?

Avevo però compreso che in ogni riunione era necessario presentarsi con qualcosa che delineasse già un’ipotetica decisione e condurre il meeting al meglio, sapendo che un’ancora di salvezza ci sarebbe stata: la soluzione di “default” infatti, quella iniziale.

Ora so perchè.

Tra avventatezze e non far nulla

Ci sono altre strategie che il cervello mette in atto quando è stanco? Oltre a quella del “default”, ce ne sono diverse ma in particolare due secondo l’autore dell’articolo: l’avventatezza e il non far nulla. Sull’avventatezza ci sarebbe da aprire un mondo, essendo spesso confusa per efficienza. “Che bravo che è quel tizio a decidere così in fretta!” Ma forse è solo stanco, paradossalmente, e in realtà non è affatto efficiente: si tratta di decidere senza pensare agli effetti e al contesto. Se ci capitasse personalmente, fermiamoci e prendiamo un caffè, lasciando decidere al barista, ovviamente.

La seconda strategia è il non far nulla: piuttosto che decidere rimango sullo status quo. In fin dei conti è la strategia utilizzata dai giudici israeliani che citavo all’inizio. Il condannato rimane condannato. Punto. Troppa energia capire i motivi della sua richiesta di libertà.

Due comportamenti che possiamo notare tutti i giorni nei nostri luoghi di lavoro, purtroppo.

Tra il principe Carlo, Jobs, Obama e i Dirigenti pubblici

Scegliere un calzino estivo rosso o verde può influenzare l’intera giornata. Se si ha un maggiordomo, come il Principe Carlo, allora può andare bene, ma se si fa da soli, attenzione agli effetti.

Credo che questo inconscio “energy saving mode” al risveglio di Jobs e Obama siano stati il modo migliore per avere prodotti di assoluta qualità come quelli di Apple, o di salvare il mondo da guerre atomiche, anche se poi tenevano infinite riunioni fino a notte tarda.

Per conto mio che sono un dirigente di università, che non ho un maggiordomo , che cambio calzini ogni giorno, che cambio camicia, e tutto il resto periodicamente, e che mi rendo conto che ho una quantità limitata di energia, ora so come è meglio agire.

Archibald, chiamato a vestire il suo signore, in presenza dello stesso outfit, sceglierebbe la sera gli stessi calzini per i quali opterebbe la mattina? Meglio che Archibald non sia chiamato a decidere su conflitti internazionali, perchè anche l’archivistica nonostante la più meticolosa e perfetta classificazione, non può scongiurare guerre mondiali. E nemmeno gli informatici.

Facciamo riposare il Principe sui calzini, per favore.

Il riferimento al Principe Carlo di Inghilterra nella fotografia di immagine è solo per assonanza di nome e di nobiltà

Foto di copertina: https://www.insider.com/prince-charles-everyday-life-2018-11

(Revised by Marta Bertoli. Grazie!)

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